内容証明

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内容証明(ないようしょうめい)とは、郵便物文書内容証明する特殊取扱のことである。内容証明の特殊取扱とする郵便物は、同時に書留の特殊取扱としなければならない。

概要[編集]

内容証明は郵便物の差出日付、差出人、宛先、文書の内容を特殊会社である郵便事業株式会社通称: 日本郵便)が謄本により証明する制度である。

2007年9月30日までは郵便職員はすべて公務員だったので認証にあたることができたが、郵政民営化にともない民間会社員となったため郵便事業株式会社・郵便局株式会社の社員の中から総務大臣が任命する「郵便認証司」が認証することとなる。

同時に配達証明も利用すると、郵便物が配達された事実の証明および配達日付の確認が可能である。内容証明を用いるような郵便物は法的紛争もしくは紛争予防のための証拠とすることを意図されることが多いため、配達証明と併用することが一般的である。

内容証明は必ず一般書留扱いとしなければならない。同時に利用できる特殊取扱には、速達本人限定引受時刻証明、配達証明、配達日指定代金引換がある。

また、電子内容証明を除けば郵便事業が配達を行う事業所のある郵便局および郵便事業が指定する一部の郵便局の窓口で差し出さなければならず、集配を行わない郵便局では受付ができない。但し、これらの受付箇所においては、郵便局会社の窓口だけではなく郵便事業会社の窓口(ゆうゆう窓口)においても、郵便認証司が執務していれば受付が可能である。

文書以外の物、例えばゆうパックを内容証明の対象とすることはできない。

内容証明はあくまでも「文書の存在とその内容を郵便事業が第三者として証明する」ものであり、記述内容の法的な正当性の有無について一切関知しないのはもちろんのこと、文書に関して紛争が生じたとしても郵便事業は当然に関与しない。

様式[編集]

紙による場合[編集]

紙様式による内容証明の様式は以下のとおりである。内国郵便約款の規定による。なお、内国郵便約款は廃止された郵便規則に代わるものである。

  • 用紙は自由。内容証明用の原稿用紙を利用すれば後述する文字数制限を使う必要はない。ただし、郵便事業での文書の保存期間は5年となるため感熱紙は使用できない。公文書にA4判が採用されてからはA4判で書くことが標準的となった。
  • 筆記具は自由。ただし手書きでの作成の場合はインクの出る筆記具を用いるのが通常である。パソコンやワープロの使用も可能である。実務上はパソコンやワープロにより、裁判文書と同様に12ポイントで作成することが多い。正本および謄本合わせて1枚あたり3通となる文書は手書きでの作成の場合はコピー、カーボン紙の利用などで謄写するのが一般的である。
  • 内容証明では使用可能な文字が限定される。
    • ひらがな・カタカナ
    • 漢字
    • 数字(算用数字・漢数字)
    • 句読点、かっこ、記号。記号は、一般的なものに限る。
    • 英字(アルファベット)は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞のみ使用できる。たとえばJRは「ジェイアール」と書いても誤りではなく認められるが「JR」と書くことも認められる。
  • 内容証明は日本語でのみ作成可能である。
  • 内容証明の形式は自由でいいが、同時に提出しなければならない謄本2通には以下のような制限事項がある。
    • 表裏合わせてで1枚520字以内。1枚の表に520字を書いた場合、その裏に一文字でも何かを書くことは許されない。以下における1枚あたりの行数も同じ。
    • 横書き1行20文字1枚26行で作成するのが標準的であるが以下の様式もある。
      • 縦書き1行20字以内、1枚26行以内。
      • 横書き1行13字以内、1枚40行以内。
      • 横書き1行26字以内、1枚20行以内。
    • 句読点や記号を1個1字と計算する。記号は一般的な記号に限る。単位を表す記号などは通常認められるが、カタカナで「パーセント」「キログラム」などと書く方が確実である。句読点については文末文頭にあるものも1字と数える。このため、手書きの場合は文頭に句読点が来ることもある。パソコンやワープロで文書を作成する場合禁則処理を外すか、もしくは1行の文字数を規定よりも1文字減らした設定(1行を20字にして書こうとしている場合は1行を19字に設定するということ)で文書を作成する必要がある。
    • パソコンやワープロを用いる場合、半角文字についても1字と計算する。
    • 後述する字の訂正や挿入部分は字数に数えない。
    • 行の追加挿入は認められない。
    • なお、横書き1行20文字1枚26行で作成するのが標準的である。
  • 内容証明が複数頁にわたる場合綴じたもののつなぎ目に契印を押す。文書自体に押印があるときはその押印と同じ印章で押印をするのが普通。
  • 郵便に付するときに正本1通と謄本2通を作成する必要がある。正本は送達され謄本の1通は郵便事業が5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却される。
  • 文書以外の資料等を同封することは認められない。内容証明では文書の存在そのものが証明され、それ以外の物を同封することが認められないのである。

電子内容証明[編集]

内容証明郵便と類似の制度として電子内容証明サービスが存在する。Microsoft Wordもしくはジャストシステムの一太郎がインストールされているインターネット環境を有するパソコンがあれば利用できる。紙による文書よりも準備する物が少なく、規則が少ない。2011年1月、Windows Vista以降に対応していなかったが、2011年4月現在、vista、windows7に対応。 詳しくは電子内容証明サービス(郵便事業)を参照。

関連項目[編集]

外部リンク[編集]

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